上手に報告!言葉で伝える“簡単5ステップ”&“例文”|苦手な報告の悩みを解消

報告仕事お役立ち
・この記事は丁寧なリサーチと筆者の体験・経験に基づき執筆しています。
・記事にはプロモーションを含む場合があります。

どうもこんにちは。

「報告は 未来をみつける あいことば」字余りなsugi-sugu(スギスグ)です。

 

みなさん、報告は得意ですか?

「必ず報告をしましょう!」「報・連・相は仕事の基本です!」…職場ではよく耳にしてきた言葉ですよね?

 

報告が大事なんて百も承知なんだけど、

  • 伝えたいコトの半分も伝わらない…
  • なぜか伝えたいコトと違う内容になってしまう…
  • もっと簡潔に分かりやすく伝えたい…
  • 報告はなんとなく苦手…

そんな悩みを感じている方も多いのではないでしょうか?

 

この記事では、多くの人が協力し合う職場で必須の『報告』について次のことを学ぶことができます。

今から実践できる言葉で伝える報告の簡単な5ステップや報告の例文、報告前の下準備など、報告が苦手な方にこそチェックしてほしい内容です。

 

当たり前だけど何かとめんどうな報告を分かりやすくスムーズに実行し、仕事の生産性を向上させていきましょう!

※対面での報告の仕方をメインに記載していますが、メールなどでの報告も考え方は同様です。

 

会社員
sugi-sugu

私も20代の頃は、“要点は?”・“話が長い?”・“で、どうするの?”なんてよく言われていました~。
だけど慣れと工夫次第で何とかなるもんです!



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報告する目的(重要)

報告の仕方を見ていく前に大切なことを確認しましょう。

 

「あなたはなぜ報告をするのでしょうか?」

 

報告をするように言われているから…。上司の機嫌を取るため…。
当然そんなしょうもない理由ではありませんね。

 

もっと実務的に考えると、
現状を共有するため…。ひとりで抱え込まないようにするため…。
そんな理由もありますが、実はあなたにとってもっと有意義な目的があります。

 

「自分の仕事を円滑に進めるため」

この目的が、必ずあなたの報告を有意義にしてくれます

そして、報告を受ける側もあなたと同じように「自分の仕事を円滑に進めるため」という目的を共有していることは生産性を向上させる上で忘れてはいけない重要なポイントです。

 

\とりあえず対応方法を知りたい方/

報告をする前の大切な準備

必ず伝わる報告 5ステップ

 

\目的に関する記事/

 

こんな報告では伝わらない

クエスチョン

ここで一旦、伝わらない報告の事例を見ていきましょう。

「こんな報告になっちゃってた…」という方は要注意。だけど問題ありません。

伝わらない報告がどんなもので、なぜ伝わらないのかを知ることがここでは重要なのです。

 

それでは下の[報告のテーマ]をもとに注意すべき具体的な事例を見ていきます。

 

[報告のテーマ]
今朝、顧客から担当者の対応が悪いというクレームの電話を頂戴した。一旦、担当者に対応内容を確認すると問題点が分かったので、その点を謝罪した後に今後の再発防止をお約束したところ了承いただけた。

内容の整理ができていない

話の内容が整理できていなければ相手には伝わりません。

情報量ばかり多くてもその情報を羅列するだけでは、必要な情報が迷子になってしまうのです。

伝えるべきことや順番を報告の前に整理しておくことは重要なポイントです。

【情報過多で整理できていない報告の例】
今朝の9時23分にお客様から②電話を頂きまして、私が電話を取ったのですが、すごく怒ってあって、③どうされましたか?とお伺いしたところ、先月からこのお客様の担当をしている○○さんが昨日の夕方①16時30分ごろに訪問した時に言葉遣いが丁寧じゃなかったらしくて、そのことをお客様が今日の9時23分にお電話をされてきたときに仰っていたので③一旦きちんと事実確認をしますとお伝えするとお客様が分かったとおっしゃったので、一旦電話を切り、○○さんに事情を確認したところ、お客様がおっしゃっていた事と全く同じ内容のことを言っていました。
④これはまずいと思い、お客様にすぐに電話をしたいと思ったので、○○さんから事情を聞いた約1分後にお客様へ電話をしたところ、⑤お客様の怒りが少し治まっていたと思いました。すぐに電話をしたのが良かったのかなぁと思いそのまま、お客様に対応の不備について謝罪した上で③次はこのようなことがないように気を付けますと伝えたところ、気持ちよく了承して頂けたので④とっても嬉しかったです。以上報告を終わります。

 

ツッコミどころが満載なので上の文章の番号のところ下の内容でツッコんでみます。

※うえの文章と同じ色・番号へのツッコミです。

①細かい時間の報告は必要でしょうか?
②情報が重複していますよね?
③細かい言葉のやり取りは必要でしょうか?
④その感想は必要でしょうか?
⑤不確定な予測になっていますよね?

ここまでひどくないにしても、あなたの報告は上記の①~⑤のツッコミをすべてをクリアできますか?

 

無駄な報告は伝わりにくいばかりか、相手の時間を搾取するのでとっても嫌な気持ちにさせてしまうので要注意!

 

欲しい情報が薄い

先ほどは情報が整理されず、不要な情報もたくさん含まれていました。

逆に必要な情報がそぎ落とされてしまった報告はどうでしょう?

同じテーマで情報不足な報告を確認していきましょう。

【情報が足りていない報告の例】
今朝、お客様がすごく怒っていて、なんか気に入らなかったらしいです。とりあえず謝ったので大丈夫です。

 

報告を受ける側が欲しい情報が著しく不足しています。

  • いつクレームが入ったの?
  • あなたが怒らせたの?
  • いつ起きたできごとなの?
  • なにが気に入らなかったの?
  • 謝る必要はあったの?
  • なにが大丈夫なの?

 

そもそも情報が足りないので、どう回答していいかすら分かりません。伝えるべき情報は漏らさないように要注意!

 

情報が正確ではない

最もやってはいけないのが正確ではない情報を報告することです。

こちらも同じテーマで見ていきましょう。

【正確ではない報告の例】
ちょっと前の確か昼頃に、お客様が確かメールで送ってくれたんだったと思いますが、電話受付した者の話が分かりにくかったみたいなことを言っていて、改善を求められましたので、今後は気を付ける旨をお伝えしたところ了承を頂きました。(だったと思います…)

悪気はないのでしょうが…。

もはや仕事になりません。

恐らく直ぐに報告しておらず、曖昧な記憶を頼りに何となく報告してしまったのでしょう…。

 

これでは報告された方も間違った判断をしてしまうでしょう。

 

間違った報告は組織全体の能力を著しく低下させます。信用を失うことになりかねないので、報告する情報の正確性を重視すべし!

 

分かりやすい報告の例

同じテーマによる報告の答え合わせをします。

要点は事実を分かりやすく伝えるということ。

とりあえず最初に見て頂いた[報告のテーマ]を敬語に変えてみます。

 

[報告のテーマを敬語にかえると…]
今朝、顧客から担当者の対応が悪いというクレームの電話を頂戴しました。一旦、担当者に対応内容を確認すると問題点が分かりましたので、その点について謝罪した後に今後の再発防止をお約束したところ了承を頂きました。

はい、これでOK!

もちろん、もっとよい内容にすることも可能ですが、とりあえずは“事実を分かりやすく伝える”ことを大切にしてください。

 

必ず伝わる報告 5ステップ

 

報告をする前の大切な3つの準備

計画

それでは実際に報告をしていきましょう!と言いたいところですが、その前にちょっとした下準備をしておけばスムーズで分かりやすい報告ができます。

ここから紹介する準備をするのとしないのとでは報告後の結果に大きな違いがでるはずです。

とても簡単でとても大切な3つの準備をご紹介します。

 

3つのキーワードを決める

1つの報告事項に対して3つ前後のキーワードを決めておきましょう。

何も考えていないのも、言葉を頭に詰め込みすぎるのも良くありません。

理由は2つ。

  • 何も考えていなかったら緊張や相手の質問などで頭が真っ白になり言葉が出なくなってしまう…
  • 色んな言葉を並べて頭の中に台本をつくってもその通りなることはないので混乱してしまう…

結果、報告の途中で話が止まったり、逆に話が長くなったり、重要な点が抜けたり、時系列がバラバラだったりということが起こります。

 

これを解決するために頭の中にキーワードを3つだけ考えておきます。

例えば以下の報告をしたいのであれば…

今朝、顧客から担当者の対応が悪いというクレームの電話を頂戴しました。一旦、担当者に対応内容を確認すると問題点が分かりましたので、その点について謝罪した後に今後の再発防止をお約束したところ了承を頂きました。

キーワードは…

「今朝」・「対応に問題」・「謝罪で了承済み」
事前に最小限のキーワードだけを強くイメージおいて、報告の時に言葉と言葉を繋げる感じです。

 

その仕事をどう動かしたいの?

報告をする前に、報告の先にあるその仕事をどう動かしたいのかをイメージしておきましょう。

仕事の動かし方をイメージを明確にしておくことで報告に関する質問なども割と簡単に答えることができます。

報告事項(例)動かし方のイメージ(例)
売上目標を達成しそうにありませんなので ➡DMとSNSにより集客を図ります
不良品に対するクレームが入りましたなので ➡直接お詫びに伺い、商品交換と改善策のご説明を行います
お客様から感謝のお手紙を頂戴しましたなので ➡お返事を書くと共に許可を頂けたら社内のHPに掲載します

自分自身が仕事を進めているという主体性をもってイメージすることが重要です。

 

これで報告した時に「で、どうするの?」と聞かれても大丈夫です。

 

報告する相手の状況を確認する

報告する相手がどのような状況なのかは重要です。

きれいに整理された分かりやすい報告でも、相手が聞く体制でなければ、相手に届かなかったり、なぜか苛立たせてしまったりします。

感情や環境に左右されるなんて上司として失格だ!と思うでしょうが、実はしっかりと感情や環境をコントロールできている上司なんてそう多くはありません。(にんげんだもの…)

だからこそ、報告する側は報告の効果を最大化させるために相手の状況を確認するということです。

 

【確認の手順】

  • 相手にも余裕がありそうな時を選ぶ
  • お時間よろしいですか?と相手の都合を確認
  • OKならば「ありがとうございます」の一言を添える。

 

言葉で伝える報告 簡単5ステップ

リポーター

相手に報告できる状態であれば、いよいよ報告です。

【必ず伝わる報告 簡単5ステップ】はこちら

  • ステップ①
    前提条件や背景を簡潔に伝える
    短くひとことで
  • ステップ②
    結論を伝える
    簡潔にひとことで
  • ステップ③
    ポイントを解説する
    ポイントごとに1文程度で
  • ステップ④
    予測・課題・問題点を伝える
    課題や問題ごとに1文程度で
  • ステップ⑤
    これからの行動を伝える
    課題や問題ごとに1文程度で

ここからは5つのステップに分けて各ステップごとに「重要度」「言葉の量」「目的・内容」「具体例」を紹介します。

ステップ① 前提条件や背景を簡潔に伝える

結論から伝えましょうとはよく言いますが、いきなり結論を話してしますと話がかえって分かりづらくなることもあります。

ステップ①では前提条件や背景を伝えることで結論が相手に伝わりやすくなります

伝わりやすいということはストレスのない好印象な報告になることが多いのです。

 

重要度4.0
言葉の量短くひとこと
目的一旦前提条件や背景を伝えると結論を聞いた時に全体像をイメージしやすくなる
具体例前提 ➡「目標はすでに達成されているので、その上で報告します」
背景 ➡「以前相談していた○○の件で報告します」

 

 

会社員
sugi-sugu

ポイントは2つ。
短く一言で伝えること!
イイワケっぽい内容にしないこと!

 

ステップ② 結論を伝える

内容よりも結論を先に伝えることは報告の基本です。

報告することに慣れていない人は、時系列や状況の一部始終を事細かに伝えようとしてしまいます。(私もそうでした…(^-^;)

その結果、「で、結論は?」と言われた経験はありませんか?

やはり、内容より結論を先に伝える方がよさそうです

ステップ②内容よりも結論を先に!は報告の基本と考えてください。(もちろん応用もあります。)

重要度5.0
言葉の量簡潔にひとこと
目的結論を先に伝えることで、相手は報告に関する一連の内容をイメージすることができる。
具体例「(結論から申し上げますと)今月の売り上げが前年比150%を超えました」

 

 

会社員
sugi-sugu

報告に慣れないうちは「結論から申し上げます」などの言葉をつけるように意識するだけで結論を最初に伝える習慣がつきますよ。
慣れてきたら必要に応じて使えばOK!

 

ステップ③ ポイントを解説する

結論が明確に伝われば、相手はすでに全体像をイメージしているかもしれません。

ステップ③では、ステップ②の“結論”に至った経緯や理由を、ポイントにまとめて解説することで相手の理解度を大きく向上させます

重要度3.5
言葉の量ポイントごとに1文程度
目的結論を先に伝えることで、相手は報告に関する一連の内容をイメージすることができる。
具体例「理由としては、アドバイスを頂いたSNS広告の効果が…」
「ポイントとして3点ありまして、ひとつ目は…ふたつ目は…」

 

 

会社員
sugi-sugu

この時点では相手に疑問などが発生します。
相手が「どんな疑問を持ちそうか?」を想像しておくと、報告する内容がより高い精度になります。

 

ステップ④ 予測・課題・問題点を伝える

一見すると、ステップ①~③までで報告は完了しているように見えますが“良い報告”にするためにもう一歩踏み込んでみましょう。

ステップ④では今後の予測・課題・問題点を共有して方向性を確認します。

仕事を成功に導くためには、報告する側&された側が今後の道筋を共有することがとても重要です。

 

ポイントとして、定量的な予測+課題・問題の洗い出し。スパイスとして自分の感想を入れてもOKです。

 

重要度4.0
言葉の量課題や問題点ごとに1文程度
目的課題や問題点を共有することができる。
具体例「問題点として○○の調査によると増客は一時的なものとも考えられ、安心できない状況は続きます」
「○○の予測に基づく今後の課題はプロジェクトの認知度をどのように上げるのかだと考えます」

 

 

 

会社員
sugi-sugu

報告される側は仕事を任せている人が同じ方向を向いてくれているのか実は不安だったりします。
自分なりの予測や課題を伝えてくれることで「方向性を理解してるからこのまま任せられる」「この問題点を見落としているから共有しよう」などの判断を行うことができるので、とってもありがたいです。

 

ステップ⑤ これからの行動を伝える

最後はこれからの行動を伝えます。

仕事は行動ありき、行動で成果を出さなくてはいけません。

ステップ①~④に基づきどのような行動を行うかで成果が変わってくるので実は相手もとても気になる部分です。

 

重要度4.0
言葉の量課題や問題点ごとに1文程度
目的課題や問題解決に向けた行動を確認し共有することができる
具体例「一時的な増客にならないようにエリアを区分けして市場調査と定期的なPR活動を行います」

自分の考えを持ち行動しようとする姿勢は報告を受ける側にとっても安心できる材料になります。

あなたの考えて行う行動が間違っていてもあまり問題ではありません。しっかりとした報告があれば、たとえ間違った内容でも軌道修正は十分に可能だからです。

この時点でアドバイスを求めるのもよいでしょう。

 

 

会社員
sugi-sugu

「それで、あなたはどうしたいのですか?」などの質問をされたことはありませんか?

報告される側もあなたの考えや行動によって課題や問題が解決することを望んでいますよ。

 

具体的な例文を紹介!

ここまでの5つのステップを報告としてまとめてみましょう。

  • ステップ① 前提条件や背景を簡潔に伝える
  • ステップ② 結論を伝える
  • ステップ③ ポイントを解説する
  • ステップ④ 今後の予測・課題・問題点を伝える
  • ステップ⑤ これからの行動を伝える

契約状況の報告に照らし合わせて、ポジティブな報告、ネガティブな報告の具体例を作ってみます。

 

A社との契約が成功した業者、失敗した業者、それぞれの営業担当による社内報告の例文です。

ポジティブな報告
「契約とれたよ!」
ステップ①A社と進めていた大口契約の件で報告ですが、
ステップ②先ほどご契約いただけるとのご連絡をお電話で頂戴しました。
ステップ③A社のご担当者にお伺いしたのですが、他社と比べて価格は若干高かったようです。
しかし、分かりやすい資料、こまめな訪問、丁寧な打ち合わせの3点が今後の末永い取引に適しているとご判断いただいたそうです。
ステップ④A社は価格とサービスの質や安心感を対比した上で当社との契約を決定してくれていますので、
ステップ⑤早急に契約書を取り交わした上で、今後もご安心頂けるようA社ご担当者に当社業務担当を紹介し、今後の流れを詳しく説明して参ります。
ネガティブな報告
「契約おとした…」
ステップ①A社と進めていた契約の件で報告ですが、
ステップ②結論を申し上げますと、契約には至りませんでした。
ステップ③A社ご担当者にお伺いしたのですが、価格は僅差ではあったものの当社が最も安かったようです。
しかし、資料の分かりやすさや打ち合わせの丁寧さが際立つ業者があったとのことでした。
ステップ④当社は価格が安いと評判ですが、質も良いことをアピールできていないことを実感しましたので、
ステップ⑤当社資料の見直しと営業部内での情報共有、スキルアップを目指し今後の成果につなげます。

こうして文章にしてみるとそんなに難しくもなさそうですよね!

 

あなたの報告によって相手がいかに当事者になれるのかが重要です。

①~⑤のステップは上司や同僚、先輩たちと高度なチームワークをつくる要素にもなるので活用してください。

 

報告に自信が持てない?大丈夫です!

チーム

自信をもって報告ができない人もいますよね?

せっかく報告しても…

「で、結論は?」「いきなり結論を言われても何のことか分からない!」「話が長い!」「要点をまとめてくれる?」「何が言いたいの?」「あなたは結局どうしたいの?」

そんなことを何度も言われると自信は少しずつ削られます。(私は報告下手の社会人だったので、全て私が言われたことのある言葉です…)

でも大丈夫!

はじめから報告が上手な人はそんなに多くありません。上司や先輩も大半は理解してくれています。

だって、ほとんどの人が同じような経験をしているから

 

みんな先輩のアドバイスや本やネット記事などを通じて学んでいくし、もっと重要なのはみんな失敗を繰り返しながら少しずつ軌道修正して慣れていくんです。

これは“報告”に限らず様々な場面で同じことが言えますよね?

 

情報を整理したら安心して報告を行ってください。

その報告は上司や先輩、同僚の安心にも繋がっていきます。

 

\モチベーションを上げて仕事をする/



まとめ

仲間

今回の記事のまとめは次の通りです。

“報告の重要性”・“報告は意外に簡単”・“失敗しても大丈夫”ということが分かります。

 

加えて報告の先にあるものは何?

報告しない場合に起こることは何?

そういったことを考え実践することは、自分だけではなく周囲の業務効率をあげ、チームの正確な判断につながり、きっとユーザーの幸せにかわっていくのです。

 

報告は仕方や内容によって判断が変わる

そしてあなたの報告を起点につくられる、あなたと誰かの未来がちょっぴり幸せに傾きますように!

 

 

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